信息來源： 保衛處 發布日期: 2024-01-09 瀏覽次數: 10

保衛處經費使用和報銷管理規定（試行）

（2023年12月）

為進一步強化部門內控體系建設，規范保衛處經費管理和使用報銷工作，提升經費使用效益，根據學校財務管理相關規定，制定本規定。

第一條本制度所指的經費是指學校年度下撥的部門辦公經費，經常性業務經費和各類專項經費。

第二條保衛處經費使用管理由處長負責審批和管理，部門制定專人負責核報工作。

第三條年度經費的編制申請按照學校計財處的要求時間進行及時申報。申報前部門組織各項業務經費負責人根據本年度經費使用情況和下一年度使用需求進行梳理、統計、論證，形成各項年度業務經費申報材料，提交部門負責經費報銷的工作人員進行匯總，形成部門下一年度預算申報表，經部門領導審核后，提交處務會審議通過后上報計財處。

第四條年度預算經批準下達后，部門領導按職責分工明確相關業務報銷負責人編制各項經費年度使用計劃，由部門領導審批后，授權業務報銷負責人按規定科學合理使用經費。

第五條各項經費實行使用審批制度，一次性使用3000元以下，由業務負責人填寫經費使用申請表報處領導審批；一次性使用經費在3000元（含）以上的，由業務負責人填寫經費使用申請表，經處務會討論通過后，在報處領導審批；因特殊原因需改變資金用途的，經處務會議討論通過后，報學校批準后執行。

第六條涉及專項經費使用的應按學校規定的流程進行辦理。各項維保項目應按學校規定嚴格落實公開招標采購、簽訂合同，并按合同約定進行付款；各項新建改建項目應在充分論證、科學合理編制方案，并應按學校規定嚴格落實公開招標采購、簽訂合同，并按合同約定進行付款。

第七條辦公經費根據學校下撥經費的總額及標準，由處領導根據辦公需要進行統籌安排，在額度內按規定用途和流程使用。辦公用品的采購、領用、報銷由部門內勤負責落實，并做好領用記錄。

第八條涉及日常一般安保業務物資采購的，業務負責人填寫《物資采購單》，經部門領導審批后，由業務負責人按學校相關規定進行采購，并認真落實物資采購驗收、進出庫制度，并建立相關臺賬。

第九條嚴格差旅費使用管理，一般情況下邊的報銷出租車票；因特殊原因造成需報銷出租車票的，應在每張出租車票后面注明乘坐時間、起訖地點、事由、證明人等內容，并在確認其真實性和必要性的情況才能報銷。

第十條各項業務經費使用應及時報銷，原則上當月發生的經費應在當月或者下月報銷完畢（工程類除外）。業務負責人每月10日前對各項經費使用情況進行梳理，并在處務會上進行匯報，對本月經費使用情況提出計劃。

第十一條部門領導每季度對各項經費使用情況進行檢查，召開專題會議對部門經費使用情況進行分析研究，提出改進意見和建議，各科室負責抓好落實。

第十二條核報流程

（一）由業務負責人收集發票等相關報銷資料，提交給部門負責報銷的人員，并在網上進行預約報銷；

（二）部門負責報銷的人員在網上下載填寫報銷憑證，并粘貼發票等資料：填寫報銷憑證應要素齊全、填寫規范，報銷憑證填寫的經費支出的科目內容應與年度下達的經費科目一致。辦公經費的發票應附明細清單；物資采購類發票應附采購物資詳細清單（包括品名、規格、數量、單價、金額、總價等要素）；工程類項目發票應附合同、中標通知書及結算審定單等相關資料。

（三）經手人簽字：辦公經費的發票及明細后面及報銷憑證需有經手人和業務負責人簽字；物資采購類經費的發票及明細清單后面需有采購人和出庫保管員共同簽字，工程類項目發票后面需有項目現場負責人及項目負責人共同簽字。

（四）報銷負責人審核：部門負責報銷的工作人員對報銷項目的發票、明細清單及附件資料的合規性、完整性和經辦人簽字手續等進行審核，確認合格后將報銷憑證整理完畢簽字后提交處領導審批。

（五）處領導簽字：在前期手續完備，部門負責報銷的工作人員審核通過的情況下，處領導進行審核，審核不符合要求的退回，符合要求的進行簽字確認。

（六）學校相關領導簽字（根據學校財務管理規定權限進行）；

（七）按預約時間由部門負責報銷的工作人員至計財處辦理報銷。

第十三條由部門負責報銷的工作人員建立經費使用情況臺賬，對使用情況進行及時登記，做到賬目相符。

第十四條保衛處經費使用和報銷管理落實“誰使用、誰負責，誰管理、誰負責”的原則，業務負責人必須高度重視，嚴格遵守財務管理規定，嚴格按照規定和流程落實，確保部門經費使用合法合規、規范有序。

第十五條本規定從處務會議研究通過后執行。